一場盛大的活動的標誌是所有細節都在後台無縫地發生，沒有任何後勤工作會分散對活動本身預期目的的注意力。對於活動行業類型來說，沒有什麼比後勤問題更突出的活動了。 （畢竟，我們是自己最糟糕的批評者。）
回想您的活動願景，專注於最重要的活動方面以及您希望客人真正記住的方面。它會是一流教育的食物和飲料、娛樂、無與倫比的演講者內容嗎？
在這個階段要問自己的一組快速問題包括：
我們為什麼要舉辦這個活動？
當客人和我們在一起時，我們想要完成什麼，為什麼要租場
我們希望在活動結束時完成什麼？下一步是什麼？
對於訪客存儲庫而言，最重要的是應該在何處投資預算資金。
但是，這如何幫助您找到合適的場地？
它歸結為設施和產品。如果食物是活動最重要的方面，但您需要能夠帶上自己的廚師或餐飲服務商，那麼您需要找到一個具有靈活餐飲政策的場所。這對你來說是一個通過/不通過的問題。
如果您要舉辦技術複雜的活動，您絕對不能吝嗇您的 A/V 預算、現場支持和復雜的 WiFi 覆蓋計劃。聲學和能夠聽到揚聲器的聲音，也可能在場地選擇中發揮重要作用。
為您的場地實地考察記錄您的活動優先級，以便場地經理可以幫助確保您看到對您最重要的事情，並且最有效地利用您的時間。這將幫助您更快地找到配備合適設施的合適場地。
制定活動預算。
建立全面的活動預算有很多項目，但我認為，當您試圖找到合適的場地時，除了預期的場地租金外，最重要的方面是：
食品和飲料：您會受制於現場（嵌入式）餐飲、首選餐飲清單，還是您可以自帶食物？是否有您在首選日期必須達到的最低消費？
其他租賃：確認場地租賃協議中包含和不包含的內容非常重要。酒吧服務、玻璃器皿、床單、瓷器、椅子、桌子、地毯、舞台、講台和其他微小的細節，如果您在場地談判過程中沒有預先考慮這些併計劃詢問它們，則可能會增加大量的補充費用。
視聽 (A/V)：場地已經提供了多少，租賃價格中包含多少以及您需要多少來補充現有設置？
住宿和交通：活動是否需要正式的酒店街區、團體房價或多個物業？您是否需要提供地面交通、班車、出租車或拼車服務？有沒有已經提供免費接送服務的場館？
首選供應商和供應商：您是否能夠帶上自己的供應商團隊，還是需要使用已建立的團隊？您需要了解有關供應商和供應商的任何其他限制嗎？
註冊和票務：此活動是免費還是付費，您是否需要額外的人員、安保和支持來舉辦活動並處理您的註冊和入場流程？您是否考慮了可能需要的額外設置和人員？付費活動的收入會成為您預算考慮的一部分嗎？如果發生緊急情況或與天氣相關的取消，您是否考慮過您的機票政策？
如果您要舉辦技術複雜的活動，您絕對不能吝嗇您的 A/V 預算、現場支持和復雜的 WiFi 覆蓋計劃。聲學和能夠聽到揚聲器的聲音，也可能在場地選擇中發揮重要作用。
為您的場地實地考察記錄您的活動優先級，以便場地經理可以幫助確保您看到對您最重要的事情，並且最有效地利用您的時間。這將幫助您更快地找到配備合適設施的合適場地。